Elektronische Abwicklung von Eingangsrechnungen mit EDI und e-Invoicing

Die Abwicklung von Eingangsrechnungen läuft in den Betrieben häufig hoch manuell ab. Der operative Aufwand entsteht insbesondere dabei die Rechnungen zu prüfen und die Rechnungsdaten händisch zu erfassen. Dieser aufwendige Prozess lässt sich durch die Einrichtung eines elektronischen Datenaustauschs erheblich vereinfachen und verkürzen.

Eine Möglichkeit auf die elektronische Rechnungsverarbeitung umzustellen besteht in der Implementierung des standardisierten Datenaustauschformats Electronic Data Interchange (EDI). Über die Einrichtung der Nachrichtenart INVOIC werden die Rechnungsdaten vom ERP-System des Versenders direkt in das ERP-System des Rechnungsempfängers versendet. Dort stehen Sie dem Empfänger unmittelbar als elektronische Rechnungsdaten zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Eine Automatische Prüfung gegen den Wareneingang kann unmittelbar erfolgen.

Eine weitere Möglichkeit der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist das e-Invoiving. Dabei werden die Rechnungen von Ihren Lieferanten im PDF-Format an eine zentrale E-Mail-Adresse gesendet. Die Rechnungen werden anschließend automatisch ausgelesen, konvertiert, validiert und Ihrem ERP-System als elektronischer Datensatz und im gewünschten Format zur Verfügung gestellt. Diese Variante erfordert keine zusätzliche Schnittstelle auf Lieferantenseite.

Ihre Vorteile:

• Import aller Rechnungsdaten als elektronischer Datensatz in Ihr ERP-System.
• Automatische Prüfung der Rechnungsdaten gegen den Wareneingang.
• Automatische Benachrichtigungen bei Abweichungen.
• Abbau des operativen Aufwands und Fehlervermeidung.
• Enorme Kosten- und Zeitersparnisse im Tagesgeschäft.
• Individuelle Anpassung und Konfiguration des Rechnungsworkflows.
• Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft.