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Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit EDI und e-Invoicing
In vielen Unternehmen erfolgt die Bearbeitung von Eingangsrechnungen noch manuell – das bedeutet hohen Aufwand, Medienbrüche und ein erhöhtes Fehlerpotenzial. Besonders die manuelle Prüfung und Erfassung von Rechnungsdaten im ERP-System bindet wertvolle Ressourcen.
Durch die Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows lassen sich diese Prozesse deutlich vereinfachen, automatisieren und beschleunigen. Zwei erprobte Methoden dafür sind EDI (Electronic Data Interchange) und e-Invoicing.
Elektronische Rechnungsverarbeitung mit EDI (INVOIC)
Mit dem Einsatz des EDI-Standards können Rechnungsdaten direkt vom ERP-System des Lieferanten an das ERP-System des Empfängers übermittelt werden – vollautomatisiert und ohne Medienbruch. Über die Nachrichtenart INVOICstehen dem Empfänger strukturierte elektronische Rechnungsdaten zur Verfügung, die sofort weiterverarbeitet und gegen den Wareneingang geprüft werden können.
e-Invoicing via PDF und E-Mail
Beim e-Invoicing senden Ihre Lieferanten ihre Rechnungen per PDF an eine zentrale E-Mail-Adresse. Die Inhalte dieser Rechnungen werden automatisiert ausgelesen, konvertiert, validiert und als elektronischer Datensatz im gewünschten Format in Ihr ERP-System übertragen – ganz ohne zusätzliche Schnittstellen auf Seiten des Lieferanten.
Ihre Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung:
- Automatisierter Import aller Rechnungsdaten in Ihr ERP-System
- Automatische Validierung der Rechnungsdaten gegen den Wareneingang
- Benachrichtigungen bei Abweichungen oder fehlenden Informationen
- Signifikante Reduzierung des manuellen Aufwands und geringere Fehlerquote
- Hohe Zeit- und Kostenersparnis im operativen Rechnungswesen
- Flexible Anpassung des Workflows an Ihre individuellen Anforderungen
- Nahtlose Integration in bestehende ERP- und Systemlandschaften